Professionnels délai de conservation de vos archives
Les clôtures de fin d’année amènent toujours les mêmes interrogations : combien de temps dois-je garder les boites archives pleines de factures et les éditions légales (grand-livre, journaux, balance et centralisateur pour petit rappel !). Mais d’autres documents doivent être gardés pour preuve.
Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l’administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?
Document civil et commercial
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | art. L.137-2 du code de la consommation |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | art. L.134-2 du code de la consommation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | art. 2227 du code civil |
| Correspondance commerciale | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Document de transport de marchandises | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Déclaration en douane | 3 ans | art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | art. L.114-1 du code des assurances |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection | art. 2224 du code civil |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat | art. 2225 du code civil |
Pièce comptable
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
Document fiscal
| Type d’impôt | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Impôts sur les sociétés pour l’ EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 1 an à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2012, payée en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013) | art. L.173 du livre des procédures fiscales |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) | art. L.174 du livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) | art. L.176 du livre des procédures fiscales |
Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite...
Document social (société commerciale)
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | art. 2224 du code civil |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | art. 2224 du code civil |
| Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices | art. L.225-117 du code de commerce |
Gestion du personnel
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | art. L.3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | art. R.1221-26 du code du travail |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | art. D.3171-16 du code du travail |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | art. D.3171-16 du code du travail |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | art. D.4711-3 du code du travail |
